Servicios para una oficina de proyectos

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¿Hay un “si” entre sus respuestas a las preguntas siguientes?

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¿Le gustaría evaluar cuán beneficioso sería para su organización específica tener una oficina de proyectos? ¿Está buscando expertos reconocidos internacionalmente para la configuración y / o ejecución de su nueva oficina de proyectos? Alternativamente, ¿desea capacitar y entrenar a sus equipos para configurar y ejecutar su nueva oficina de proyectos?

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¿Le gustaría evaluar cuán beneficioso sería para su organización específica optimizar su oficina de proyectos existente? ¿Está buscando expertos reconocidos internacionalmente para optimizar su oficina de proyectos existente? Alternativamente, ¿desea capacitar a sus equipos internos para optimizar usted mismo su oficina de proyectos existente?

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¿Sus proyectos tienen tasas desiguales de éxito dependiendo de quién los gestiona en su organización?

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¿Le gustaría obtener una mejor visibilidad sobre el progreso de sus proyectos y programas en relación con sus objetivos?

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¿El nivel de habilidades y competencias en gestión de proyectos es muy desigual dentro de sus equipos? ¿Le gustaría estandarizar la capacitación en gestión de proyectos, programas, portafolios? ¿Le gustaría definir e implementar las trayectorias profesionales en gestión de proyectos, programas, portafolios y oficina de proyectos?

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¿Le gustaría que su organización tuviera procesos, plantillas y herramientas estandarizados de gestión de proyectos internos y externos?

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¿Desea priorizar los proyectos más importantes para lograr sus objetivos estratégicos y asignar sus recursos en consecuencia?

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¿Se quejan los jefes de proyecto de que están sobrecargados con tareas administrativas o que no consideran ser de gestión? ¿Desea volver a enfocarlos en la ejecución del trabajo de gestión de proyectos?

Servicios personalizados de PMO para satisfacer sus necesidades específicas

Crear o redefinir su oficina de proyectos

Medir y mejorar el rendimiento de su oficina de proyectos existente

Externalizar el trabajo de la oficina de proyectos

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Situación

Está considerando la necesidad de una oficina de proyectos para ayudarlo a mejorar las capacidades de gestión de proyectos de su organización.

Usted sabe que una oficina de proyectos generalmente es responsable de adquirir e implementar un proceso común de administración de proyectos en toda la organización. Sin embargo, usted sabe que una oficina de proyectos también puede ayudarlo a lograr mucho más, incluyendo capacitación y entrenamiento, auditorías de proyectos, informes consolidados del estado de proyectos, certificación en gestión de proyectos, gestión de portafolios de proyectos, etc.

Usted se pregunta qué se necesitaría para implementar una oficina de proyectos, qué servicios debería brindar y a quién, cómo garantizar que la relación costo-beneficio de su PMO sea favorable.

¿Cómo puede ayudar IPEx?

IPEx puede ayudarlo a definir o mejorar su oficina de proyectos existente para satisfacer mejor sus necesidades específicas.

Usaremos nuestro modelo de oficina de proyectos predefinido para guiarlo a través de los procesos siguientes:

Discutir el estado actual y futuro de su organización.
Identificar las brechas para avanzar hacia el estado futuro.
Identificar los servicios de la oficina de proyectos necesarios para cerrar las brechas.
Comprender las prioridades y los recursos necesarios para implementar los servicios.
Creando un calendario de implementación de servicios de la oficina de proyectos, concentrándose primero en los aspectos más críticos.
Validar los requisitos de recursos para completar el trabajo.
Crear una hoja de ruta de la oficina de proyectos que guíe el trabajo durante los 12-18 meses siguientes.

¿Cómo sigue?

Si después de este trabajo de preparación, decide avanzar, IPEx puede brindarle asistencia en todo el proyecto posterior de implementación de su oficina de proyectos según la hoja de ruta que hemos creado.

Esto asegurará que obtenga exactamente lo que necesita de su oficina de proyectos.

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Situación

Ya tiene una oficina de proyectos y desea medir el valor que proporciona en comparación con sus costos.

Usted cree que su oficina de proyectos no está agregando el valor que esperaba cuando lo creó; pero no puede cuantificar su percepción, por lo que es difícil definir un plan de acción claro para mejorar el rendimiento de su oficina de proyectos.

Sus gerentes de línea tienen expectativas diferentes o contradictorias en relación a la oficina de proyectos.

¿Cómo puede ayudar IPEx?

Trabajaremos con usted para crear un tablero de comando holístico para identificar y medir el éxito de la oficina de proyectos utilizando un conjunto coherente de criterios de éxito y mediciones asociadas.

Trabajaremos con usted para

Validar los objetivos y estrategias actuales de la organización.
Crear objetivos y estrategias específical para la oficina de proyectos.
Determinar qué significa tener éxito en este año.
Priorizar, seleccionar y asignar métricas para cada criterio de éxito.
Verificar que el conjunto de métricas es equilibrado.
Establecer objetivos para cada métrica.
Identificar el método de recopilación, análisis y difusión de las métricas.
Interpretar los resultados de la tabla de puntuación.

¿Cómo sigue?

Si después de medir el valor de su oficina de proyectos, decide redefinirla para mejorar su rendimiento, podemos respaldarlo a lo largo del proyecto subsiguiente de mejora que debe definirse. Podemos usar las métricas del estado resultantes del trabajo realizado como punto de partida.

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Situación

Usted reconoce el valor de una oficina de proyectos pero tiene alguna dificultad para dotar de personal a esta organización crítica, porque cree que su organización:

No tiene las habilidades correctas.
No necesita una oficina de proyectos a tiempo completo.
Aún no ha alcanzado el consenso interno suficiente para tener su propia oficina de proyectos basada en recursos internos.

¿Cómo puede ayudar IPEx?

IPEx puede ayudarlo a aprovechar el valor de una oficina de proyectos al utilizar nuestro personal experto a tiempo completo o a tiempo parcial. De esta manera, se beneficiará de una experiencia reconocida en oficinas de proyectos mientras su personal interno se concentra en los proyectos críticos para satisfacer sus necesidades comerciales.

Trabajaremos con usted para determinar los servicios que desea y con qué frecuencia los necesita.

Estos servicios pueden incluir

Implementar procesos y plantillas de gestión de proyectos.
Proporcionar entrenamiento.
Realización de sesiones de entrenamiento.
Realización de informes y consolidación del estado de proyectos.
Realización de auditorías de proyectos.
Preparación para la certificación en gestión de proyectos.
Ayudando en la ejecución de un proceso de gestión de portafolio de proyectos.
Otros servicios que pueda necesitar

¿Cómo sigue?

Si después de utilizar una oficina de proyectos externalizada decide construir la suya con recursos internos, podemos respaldarlo con personal y posiblemente optimizar su oficina de proyectos en función de la experiencia adquirida con la oficina de proyectos externalizada.

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Ejemplos de beneficios de un equipo de oficina de proyectos

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El equipo de la oficina de proyectos asegura que sus proyectos estén alineados con la estrategia de su organización.

Esto se logra a través de la formalización y la actualización de los archivos de proyectos, la calificación y la priorización de las oportunidades, el arbitraje y la selección de los proyectos que se lanzarán.

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El equipo de la oficina de proyectos garantiza que el rendimiento de su cartera se supervise en función de su conjunto de objetivos.

Esto se logra a través de la consolidación de los proyectos y programas a nivel de portafolio y la utilización del tablero de comando de gestión del portafolio de proyectos.

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El equipo de la oficina de proyectos brinda soporte operativo a los gerentes de proyecto según sea necesario.

Permite a los gerentes de proyecto liberarse de ciertas tareas que pueden consumir mucho tiempo pero son esenciales para el monitoreo de proyectos, permitiéndoles enfocarse a las actividades de mayor valor agregado (toma de decisiones, gestión de equipos, gestión de partes interesadas, etc.).

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El equipo de la oficina de proyectos es el garante de los procesos, procedimientos y herramientas que respaldan los proyectos, pero también la cartera.

También están a cargo de la capacitación, facilitando las comunicaciones entre proyectos y apoyando a la Dirección de la organización en ciertos procesos de gestión del portafolio de proyectos.